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系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时，并进行必要的数据交换。档案管理软件可对档案存取进行日常管理，根据档案属性自动或手动安排储位，对相应的自动档案柜产生存取请求，根据自动档案柜的反馈息作出存取确认。定期生成报表及盘点报表，满足档案管理需要，可条码输入，也可手工输入，提供查询。根据用户需要，提供与ERP的数据交换接口息，便于接入用户的中心管理系统。
自动选层档案柜的动力-电机减速机选用国内1.1kw低噪音三相异步电机，机械传动、链条、链轮选用16A单排链；技术指标均符合国标GB1243.1-83标准，16A型的极限拉伸载荷低为3200kg，有较大的强度冗余量。自动运行过程中按下"停止"键会立即停止运行，按下"执行"键后仍会自动
自动选层档案柜特点：
1、贮存量大采用悬挂多层回转搁板，大大增加了有效库容量。以FM-12A型选层柜为例，配12层搁板，每层载3厘米厚度的资料46卷，总库容量552卷。
2、自动高效采用电脑档案管理软件自动控制，实现自动捷径选层。使用该设备管理文档资料和物品，能大幅度的减轻工作人员的劳动强度。
3、操作简便工作人员坐在工作台前，使用电脑装置控制载物搁板自动回转运行，直接提取、存放物品。
4、减少占地用户可根据库房实际使用高度选择不同型号的自动选层档案柜，充分利用库房空间，大量节省库房占地面积（可节省库房面积50%～60%减少基建投资规模。
5、安全可靠采用优质钢板全封闭外壳设计，使贮存的物品达到防盗、防尘、防火和防强光的要求。同时设有光电保护装置，确保工作人员的安全操
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